文档管理的发展始于 1898 年，自 Edwin Grenville Seibels 发明垂直文件系统以来，它一直在不断发展。如今，智能信息管理协会 (AIIM) 将文档管理定义为在整个组织内控制和组织文档的软件。
管理信息和提高运营效率、效益和合规性的重要性已成为当今组织关注的领域。流程是转型和文档管理软件 (DMS) 的核心，没有这些软件，企业就无法从纸质流程转向数字化。
企业文档管理基础知识
企业文档管理是利用技术在整个生命周期内管理文档的一系列方法。这意味着以数字格式整理、引用和保存文档，以便轻松查找和检索它们。
文档管理在数字化转型中的重要性
采用新技术只是数字化转型的一个方面，另一个方面是从根本上改变企业的运作方式。文档管理软件在以下方面为这一变革奠定了基础：
- 生产力和效率：通过自动化文档程序，员工可以专注于更高价值的任务，节省体力劳动的时间。
- 改善协作：DMS 解决方案通过授予实时文档访问权限和促进顺畅的数据交换，促进跨越地理界限的团队合作。
- 数据驱动决策：通过快速访问结构化和有组织的数据，企业可以监控生产力、识别趋势并做出更好的决策。
- 合规性和安全性：DMS 软件通过提供审计跟踪并使用加密和访问控制保护私人数据，帮助保持法规遵从性。
文档管理软件的主要功能
文档管理软件具有许多特性和功能，但以下是其中最重要的特性和功能。为了使 DMS 有效支持数字化转型，它必须提供以下功能：
- 集中存储和可访问性：实施 DMS 后，文档将保存在一个位置，员工和部门可以轻松搜索和访问。该软件允许同步多个设备，以便员工在需要时获取文档。
- 版本控制：强大的版本控制工具意味着人们可以使用更新的信息，从而提高效率并最大限度地减少问题。该功能还可以轻松跟踪文档历史记录并在必要时返回到以前的版本。
- 自动化工作流程：自动化可以避免耗时的工作，可以批准和传送文件。该功能通过减少手动、过渡交接和通知以及不必要的流程来优化流程。
- 高级安全和权限管理：DMS 的一个实际应用是它具有基于角色的安全、加密和日志记录等安全选项。这可以隐藏特定个人的某些数据，并仅允许特定员工访问某些信息。
- 审计跟踪和合规管理：为了使提供商遵守GDPR和HIPAA等法律规则，DMS 应该具有详细的审计跟踪，以捕获一系列事件和与文档的所有交互。
这些踪迹对于合规性至关重要，因为可以追踪谁访问了文档以及谁进行了更改。
DMS 在数字化转型各个阶段的作用
- 数字化：纸质记录的数字化过程是数字化变革的第一级。通过数据采集和自动扫描，DMS 可帮助将文档转换为数字形式，从而消除对物理存储的需求。
- 流程自动化：使用 DMS 实现以文档为中心的工作流程自动化，以加快处理速度并减少人为错误。例如，DMS 可以将完成的版本保存在中央存储库中，自动将文档转发给相应的人员，并发送待批准提醒。
- 分析和数据集成：先进的 DMS 解决方案与其他企业软件（如 CRM 和 ERP）交互，以确保信息在整个公司内顺畅流动。这种集成使数据分析和洞察成为可能，使高管能够做出数据驱动的决策并提高运营效率。
- 人工智能和机器学习 (ML)：数字化转型是一个日趋成熟的过程，人工智能和机器学习可以自动对 DMS 中的数据进行分类、排序和索引。它们还可以跟踪文档利用率，帮助企业了解其效率低下之处以及如何改进流程。
企业文档管理的主要优势
- 提高生产力和效率：EDM 系统可以通过自动化文档工作流程和减少人工劳动来显著提高生产力和效率。
- 改善合作：集中式文档存储库可促进协作，无论团队成员身在何处。
- 增强的安全性：为了保护敏感数据，EDM 系统具有强大的安全功能，如加密、访问限制以及备份和恢复程序。
- 更好的合规性：EDM 系统可以通过保证适当的文档保留和检索来帮助公司履行监管义务。
- 降低成本：EDM 系统可以通过减少纸张使用、存储费用和人工来显著降低成本。
结论
鉴于公司目前对数字化的关注，文档管理对于创建动态和数字化工作空间至关重要。选择合适的 DMS 不仅仅取决于管理文档的能力；DMS 还可以改善合规性和工作方式，并为决策提供依据。换句话说，DMS 是数字企业的核心原则，也是更好实践和创新的根本推动力。
高效的文档管理系统必须融入业务流程，才能使组织保持活力和可持续性。因此，采用 DMS 可以帮助组织创建坚实稳定的平台，以促进数字化转型工作的发展和成功。
